Digitalisering van werkprocessen is in volle gang. Al vele jaren en met wisselend succes. Het is essentieel om de werkprocessen zodanig met systemen en hulpmiddelen te ondersteunen, dat u en uw mensen er beter en plezieriger mee kunnen werken. Helaas blijkt dat niet altijd het geval. Dergelijke systemen dienen daarom snel resultaat te bieden en van blijvende waarde te zijn. U kunt zich daardoor richten op uw kerntaken, waar u omzet en winst mee maakt.
Veel bedrijven en instellingen hebben te maken met het onboarden van medewerkers en klanten, waarbij de identiteit van de medewerker en klant moet worden vastgesteld. Bij de verplichte ID-check dient, afhankelijk van het gebruik, voldaan te worden aan wet- en regelgeving. Denk hierbij aan vereisten vanuit de AVG, de Belastingdienst, het Ministerie van SZW en de NEN 4400-1.
Alvorens u bijvoorbeeld een nieuwe medewerker aan het werk kunt zetten dienen er vele stappen te worden gezet. Eén is de verplichte controle op de identiteit van hem of haar. U dient de identiteit te controleren aan de hand van een origineel en geldig paspoort, ID-kaart of verblijfskaart. De houder van het ID-bewijs moet in levenden lijve ermee worden gezien. Er gelden beperkingen aan de landen waar deze documenten zijn uitgegeven. Bijvoorbeeld mag op basis van een Servisch paspoort in Nederland niet worden gewerkt en een rijbewijs is ook niet toegestaan. Zo zijn er nog meer aspecten die de verplichte ID-check een stuk complexer maken dan een kopie op de scanner of met de smartphone maken.
Het is in ieder geval vereist dat u vaststelt dat een medewerker niet ongecontroleerd of met een ongeldig ID-bewijs aan de slag gaat. Dat kan tot forse boetes door de arbeidsinspectie leiden. Ook dient u voor de Belastingdienst het BSN te hebben. Deze verplichting is met de recente aanpassingen aan de Nederlandse paspoorten en ID-kaarten lastiger geworden, want het BSN staat niet langer in de Machine Readable Zone noch in de chip. Voor het bewaren, ook als ik het maar voor heel even, van een kopie van het ID-bewijs gelden strenge regels: de kopie mag alleen t.b.v. de personeelsadministratie van de werkgever kunnen worden gebruikt. Het mag dus niet op de smartphone van een intercedent, de administratie van een inlener en/of de inbox van uw e-mailsysteem staan. Het risico op (onbedoeld) onbevoegd gebruik of een datalek is te groot.
Wij staan u als JanusID graag te woord als u hier meer informatie over wenst te ontvangen. Wij hebben van identiteitsverificatie ons vak gemaakt, en doen niets anders. Onze focus is enkel en alleen op het verder optimaliseren van het identiteitsverificatieproces. U kunt ons direct bereiken op 070 – 783 0700 of een bericht achterlaten op onze website.
